Wie wij zijn en waarvoor deze verklaring geldt

Verwerkingsverantwoordelijke: Extanore CommV, Eeklostraat 66, 9940 Ertvelde, KBO 0787.430.756, te bereiken via info@extanore.be. Extanore CommV levert en beheert het onderhoudsplatform dat onder de naam Onderhoudsbeheer wordt aangeboden aan professionele onderhoudsbedrijven.

Deze verklaring geldt uitsluitend voor de verwerkingen waarvoor Extanore CommV zelf het doel en de middelen bepaalt: (a) het bezoek aan de publieke website; (b) de administratie van klanten en geïnteresseerde ondernemingen van het platform; en (c) de technische beveiligings- en systeemlogs van het platform.

Bent u eindklant, contactpersoon of partner van een onderhoudsbedrijf dat dit platform gebruikt? Dan is dát bedrijf de verwerkingsverantwoordelijke voor uw gegevens en verwerkt Extanore CommV die gegevens uitsluitend als verwerker, in opdracht en op instructie van dat bedrijf. De toepasselijke privacyverklaring is dan die van uw onderhoudsbedrijf; u vindt ze via uw offerte- of contractpagina, uw klantenportaal of op eenvoudig verzoek bij uw onderhoudsbedrijf. Verzoeken over die gegevens richt u tot uw onderhoudsbedrijf, niet tot Extanore CommV.

Websitebezoek en cookies

Bij het bezoek aan de publieke website verwerken wij beperkte technische gegevens (zoals IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina en browsertype) in server-logs, op grond van ons gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, f) AVG) bij de beveiliging, het misbruikbeheer en de continuïteit van de website. Deze logs worden ten hoogste twaalf (12) maanden bewaard.

De website en het platform gebruiken uitsluitend functionele cookies die strikt noodzakelijk zijn voor de werking, zoals de beveiligde sessie-cookie na het inloggen. Er worden geen tracking-, marketing- of analytische cookies van derden geplaatst. Omdat uitsluitend strikt noodzakelijke cookies worden gebruikt, is daarvoor geen voorafgaande toestemming (cookiebanner) vereist; wijzigt dit ooit, dan wordt deze verklaring aangepast en wordt waar wettelijk vereist toestemming gevraagd.

Klanten en geïnteresseerde ondernemingen (B2B)

Van (kandidaat-)klanten van het platform — onderhoudsbedrijven en hun contactpersonen — verwerken wij identificatie- en contactgegevens (naam, functie, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer), ondernemingsgegevens (benaming, ondernemings- en btw-nummer, adres) en contract-, gebruiks- en facturatiegegevens.

Doeleinden en rechtsgronden: de voorbereiding en uitvoering van de overeenkomst, met inbegrip van accountbeheer en support (artikel 6, lid 1, b) AVG); het voeren van de wettelijk verplichte boekhouding en facturatie (artikel 6, lid 1, c) AVG); en gerichte zakelijke communicatie aan ondernemingen over het platform, op grond van ons gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, f) AVG), telkens met een eenvoudige mogelijkheid om u daarvoor af te melden.

Bewaartermijnen: gegevens van klanten bewaren wij gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna zolang wettelijke bewaarplichten gelden (boekhoudkundige stukken: zeven (7) jaar) of zolang dat nodig is voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen (in de regel tien (10) jaar na het einde van de overeenkomst). Gegevens van geïnteresseerde ondernemingen waarmee geen overeenkomst tot stand komt, bewaren wij ten hoogste twee (2) jaar na het laatste betekenisvolle contact.

Technische beveiligings- en systeemlogs van het platform

Voor het beheer, de veiligheid, de continuïteit en de facturatie-integriteit van het platform verwerkt Extanore CommV technische beveiligings- en systeemlogs (zoals een IP-adres) als zelfstandig verantwoordelijke, op grond van haar gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, f) AVG), en ten hoogste twaalf (12) maanden. Dit is dezelfde, beperkte uitzondering die ook in de privacyverklaring van uw onderhoudsbedrijf wordt vermeld; zij omvat geen inhoudelijke klant- of dossiergegevens.

Ontvangers, subverwerkers en doorgifte

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met dienstverleners die voor ons optreden als verwerker en met wie een verwerkersovereenkomst is gesloten: hosting- en databasediensten (Supabase, regio Frankfurt/EU), netwerk- en hostinginfrastructuur (Cloudflare), e-mailbezorging (Resend) en — zodra geactiveerd — berichtenbezorging (Twilio). Daarnaast kunnen gegevens worden gedeeld met onze boekhouder en professionele adviseurs voor zover dat nodig is voor de hierboven vermelde doeleinden, en met overheden wanneer een wettelijke plicht daartoe bestaat.

De primaire verwerking gebeurt binnen de Europese Economische Ruimte. Waar een dienstverlener (bijvoorbeeld Cloudflare als wereldwijd netwerk) gegevens buiten de EER kan verwerken, gebeurt dit op grond van passende waarborgen, met name de EU-modelcontractbepalingen (Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914).

Beveiliging

Extanore CommV neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteling van gegevens tijdens transport en in rust, strikte toegangscontrole met scheiding per klantomgeving, logging van beheertoegang en gescheiden ontwikkel-, test- en productieomgevingen.

Uw rechten en contact

U hebt het recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van uw gegevens en bezwaar tegen de verwerking (waaronder een absoluut bezwaarrecht tegen direct marketing), evenals het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be). Voor de uitoefening van uw rechten of vragen over deze verklaring richt u zich tot Extanore CommV via info@extanore.be; wij reageren binnen één (1) maand.

Betreft uw verzoek gegevens die wij als verwerker voor een onderhoudsbedrijf verwerken (zie het eerste artikel), dan verwijzen wij u door naar dat bedrijf en informeren wij het waar nodig over uw verzoek.

Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe functionaliteiten of gewijzigde regelgeving. De datum bovenaan vermeldt steeds de laatste wijziging; wezenlijke wijzigingen kondigen wij aan op de website.